روش تعیین نام موسسات غیر تجاری در ایران
روش ثبت تعیین نام شرکت و مؤسسات غیر تجاری که در نظر است در تهران و یا در ادارات ثبت شهرستان‌ها به ثبت برسدکه فقط در اداره کل ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی انجام می‌شود.
اقدامهای این مرحله بشرح ز یر است:
تعیین نام شرکت و مؤسسات غیر تجاری که قبلاً سابقه‌ای نداشته مؤسسین قصد تاسیس آن را دارند.
تعیین نام شرکتها و مؤسسات غیر تجاری که قبلاً سابقه ثبت داشته حال قصد تعویض نام آن را دارند.
تعیین نام شرکتها و مؤسسات غیر تجاری خارجی که در کشورهای خارجی سابقه ثبت داشته و شعبا تی از آن‌ها در ایران تاسیس می‌شود.
در اقدام اول کسانیکه قصد تاسیس شرکتها و مؤسسات غیر تجاری را در تهران دارند، پس از تکمیل شرکتنامه و اظهار نامه که از قسمت فروش اوراق بهادار تهیه می‌شود و اساسنامه که بوسیله متقاضیان تکمیل می‌گردد و سایر مدارک لازم در شرکتهای با مسئولیت محدود و سهامی خاص و در مورد مؤسسات فرم مخصوص مؤسسه و پروانه تاسیس مؤسسه که قبلاً بوسیله شهربانی جمهوری اسلامی ایران بطور محرمانه به اداره ثبت شرکتها ارسال شده و در قسمت تعیین نام نگهداری می‌شود، پس از بررسی و اینکه دستور تعیین نام در بالای اوراق داده شده و اطمینان کامل از هویت متقاضی اقدام و کوشش در جهت انتخاب یک اسم از سری اسامی پیشنهادی که بطور جداگانه و به ترتیب اولویت بوسیله متقاضی ارائه شده صورت می‌گیرد، با مراجعه به دفاتر موجود بطوریکه اولاً با فرهنگ انقلاب اسلامی مطابقت نماید، ثالثاً با مراجعه به دفاتر موجود و کثرت نام شرکتهای ثبت شده موجود سعی می‌شود که همواره نام انتخابی تشابه اسمی با نام شرکتهای ثبت شده را پیدا نکند پس از حصول اطمینان از اینکه نام انتخابی یک اسم مطلوب می‌باشد در دفتر مربوطه با توجه به نوع شرکت و تاریخ ماه و سال وارد می‌شود. علاوه بر این در بالای اوراق ارائه شده نیز نام شرکت را با توجه به نوع آن نوشته و امضاء می‌شود که باید مورد تایید و موافقت مدیر کل و یا معاون و یا رئیس اداره مربوطه واقع شود که در بالای اوراق نظر خود را اعلام می‌دارد.
چون در قسمت تعیین نام کنترل اسامی کلیه شرکتها و موسسات غیر تجاری که در ایران به ثبت می‌رسند مورد بررسی است. اشخاصی که در شهرستان‌ها قصد تاسیس شرکت را دارند، بایستی حتماً برای تعیین نام شرکت خود از مرکز کسب تکلیف نمایند. اینکار بوسیله نامه یا تلگرافی از ادارات ثبت استعلام می‌شود و یا متقاضی خود مستقیماً با درخواست کتبی مراجعه نموده و تقاضای نام می‌نماید. کلیه این نامه‌ها پس از اینکه وارد دفتر اندیکاتور اداره شود در قسمت نام مورد بررسی قرار می‌گیرد و از اسامی انتخابی نام مطلوب انتخاب و بوسیله نامه برای شهرستان مربوطه صادر می‌شود. برای هر نام مدت دو ماه اعتبار در نظر گرفته شده است سپس اسم شرکت و نام شهرستان و شماره دفتر اداره و تاریخ روز در دفاتر وارد می‌شود.
ب- در اقدام نوع دوم نسبت به تغییر نام شرکتها بایستی صورتجلسه تغییر نام را که شرکاء موافقت خود را بوسیله آن تغییر نام شرکت را نموده‌اند را تسلیم نمایند. پس از بررسی نام جدید انتخاب و در صورتجلسه ارائه شده منعکس می‌شود و در دفاتر تعیین نام نیز وارد می‌شود و برای اقدام و صدور آگهی نزد مسئول مربوطه فرستاده می‌شود.
ج- در اقدام نوع سوم نسبت به شرکتهای با تابعیت خارجی بنحو شرکتهای با تابعیت ایرانی عمل می‌شود و در دفتر مخصوص شرکتهای خارجی منعکس می‌شود.
د- پرونده کلیه شرکتها که تازه تاسیس و در قسمت بایگانی وارد دفاتر کل شده‌اند در مرحله نهائی به قسمت تعیین نام آورده می‌شوند در این قسمت در مقابل هر نام شرکت در دفاتر موجود که شماره ثبت و تاریخ روز و ماه تاسیس شرکت که بصورت خالی مانده بود تکمیل می‌شود و در پرونده در قسمت و در ردیف خود ضبط می‌شود.
ه- در مورد اسامی شرکتهائی که برای شهرستان‌ها بوسیله نامه صادر شده و مدت دو ماه اعتبار در نظر گرفته شده مسئولین ادارات ثبت بوسیله نامه یا تلگراف ثبت شرکت جدید را با قید تاریخ و شماره ثبت به مرکز اعلام و کلیه این نامه‌ها در قسمت تعیین نام جمع آوری شده و در مقابل نام هر شرکت تاریخ ثبت و شماره ثبت که به شهرستان‌ها داده شده در دفاتر مربوطه وارد می‌شود و اسامی انتخاب شده هر سه ماه یکبار جهت ثبت در دفاتر سال آینده به ماشینهای کامپیوتری داده می‌شود.
و- در مورد تاسیس شرکتهای تعاونی در مرحله نهائی اینگونه پرونده‌ها به قسمت تعیین نام فرستاده می‌شود که در این قسمت نام شرکت تعاونی و شماره ثبت و تاریخ ثبت آن‌ها در دفاتر مربوطه وارد و به قسمت بایگانی شدن فرستاده می‌شود.
ر- دیگر اقداماتی که در قسمت تعیین نام صورت می‌گیرد با توجه به کثرت شرکتهای ثبت شده در ایران تعیین شماره ثبت شرکتها می‌باشد.
۱- نامه‌هایی که از دادگاه و سازمان‌ها و دیگر نهاد‌ها و ارگانهای دولتی و شرکتها که فقط نام شرکت در آن مشخص است به اداره ثبت شرکتها فرستاده شده برای استخراج پرونده و دادن اطلاعات مورد نظر در قسمت تعیین نام با توجه به نام شرکت و شماره ثبت آن‌ها از دفاتر موجود استخراج و در روی نامه‌های ارسالی نوشته و کلیه نامه‌ها به بایگانی فرستاده می‌شوند.
۲- اکثر مراجعین که فقط نام شرکت را می‌دانند به قسمت تعیین نام مراجعه نموده و با توجه به اسم شرکت شماره ثبت آن‌ها از دفاتر موجود استخراج و به آن‌ها داده می‌شود.
بطور کلی در قسمت تعیین نام‌های ارسالی از وزارتخانه‌ها و دادگاه‌ها و سازمان‌ها و ادارات و شرکتها همگی بطور جداگانه تفکیک شده و مورد بررسی و اقدام قرار می‌گیرد.
ص- در مورد اعتراض شرکتها به اسامی متشابه که بعلت عدم مشاهده در دفاتر و یا به نظر مدعی یا مدعیان به اسم اعلام شده در این قسمت اعتراض آن‌ها مورد بررسی و اقدام قرار می‌گیرد و حتی در مواقع ضروری با مراجعه به دادگاه‌ها، ذینفع را در این مرحله یاری می‌دهد.