نحوه نوشتن نامه اداری چگونه است؟

وقتی برای اداره و یا ارگان یا شخص مهمی نامه می نویسیم که رابطه کاری با او داریم از نامه اداری استفاده می کنیم. در چنین مواردی نمی شود از نامه دوستانه استفاده کرد و این کار نوعی توهین به شخص گیرنده محسوب می شود. نوشتن نامه اداری چیزی نیست که بتوان به صورت گام به گام آن را آموزش داد بلکه می شود با ذکر نکاتی چند و نشان دادن مثال به نوشتن صحیح آن کمک کرد. همه ما در سال اول متوسطه با نوشتن نامه اداری آشنا شده ایم اما در اینجا با ذکر نکات بیشتری سعی در بهبود نگارش چنین نامه هایی خواهیم داشت.

هر درخواست یا نامه اداري از پنج جزء ذیر تشكيل ميشود:

الف- به نام خدا .

ب – اسم و سمت سازمانی گيرنده نامه .

ج- متن درخواست یا نامه.

د- تشکر و قدردانی

ه– مشخصات امضاء كننده.

۱- به نام خدا: نامه را با نام خدا آغاز می کنیم.

۲- اسم و سمت سازمانی گيرنده نامه: منظور از گيرنده يا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازماني، سازمان يا واحد سازماني كه نامه به آن خطاب مي شود. اول اسم شخص گیرنده را با احترام می نویسیم و سپس در قسمت پایین آن سمت سازمانی وی را نیز می نویسیم. بطور مثال:

جناب آقای حامد زرفامی

مدیریت محترم سازمان………..

با سلام

احتراماْ به استحضار می رساند …….

۳- متن درخواست یا نامه: متن نامه را با حدود یک سانتی متر از محل طبیعی شروع سطر آغاز می کنیم و بدون طول و تفسیر های اضافی شروع به طرح مشکل می کنیم. انتظاری را که از گیرنده نامه داریم محترمانه ذکر می کنیم و اگر توانستیم راه حل یا پیشنهادی ارائه می دهیم. توجه کنیم که در متن نامه دستور نمی دهیم ، بلکه نامه باید بیشتر جنبه خواهشی داشته باشد.

متن نامه مطالب و شرحي است كه در ارتباط با موضوع نامه نوشته مي شود و در حقيقت هدف نامه است و چيزي است كه انگيزه تهيه نامه مي باشد و ممكن است كوتاه و در يك يا چند سطر باشد و يا در يك يا چند صفحه تهيه و تنظيم گردد.

۴- تشکر و قدردانی: بعد از اتمام متن نامه ، از گیرنده نامه تشکر و قدردانی می کنیم. بطور مثال:

قبلاً از همكاری بیدریغ شما سپاسگزاری ميگردد.

با تشکر

۵- مشخصات امضاء كننده: در آخر نام و مشخصات خود را در پایین نامه سمت چپ می نویسیم و امضاء می کنیم و در کنار امضای خود تاریخ نگارش نامه یا تاریخ درخواست را نیز می نویسیم. بطور مثال:

نام و نام خانوادگی

امضاء و تاریخ