مهم ترین نکات برای نگارش نامه اداری
برای نگارش یک نامه اداری باید چه نکاتی را مد نظر قرار دهید؟
با ما همراه باشید….
– نامه اداری باید در یک طرف صفحه کاغذ A4 تمیز نوشته شوند و نباید در حاشیه های آن چیزی نوشت. ضمناً حاشیه ۳ سانتی از بالا، پایین، چپ و راست را برای کاغذ در نظر بگیریم.
۲- متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.
۳- متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.
۴- در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.
۵- در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.
۶- از نشانه های قراردادی(ویرگول, نقطه و …)باید درست و به جا استفاده کرد.
۷- در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.
۸- نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های A4 نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.
۹- نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.
۱۰- حتماً سعی کنیم نام و نام خانوادگی دقیق مخاطب درخواست یا نامه اداری را بنویسیم و اگر مخاطب نامه را به درستی نمی شناسیم نامه را باید با عنوان سمت سازمانی مخاطب نامه می نویسیم.
با سلام
در این مطلب فرمودید که باید با دقت مطالب وارد شود ( که باید از اشکالات تایپی اجتناب شود ) ولی در شماره 10 این مطلب مخاطب را مخالب به اشتباه نوشته شده است. لطفا تصحیح فرمایید .
در ضمن باید عرض کنم که مطالب این سایت بسیار آموزنده بود .
با تشکر